X
Privacy reglement

Het Netwerk Palliatieve Zorg Gooi en Vechtstreek (het netwerk) is een samenwerkingsverband tussen zorg- en vrijwilligersorganisaties die palliatieve zorg bieden aan inwoners in regio Gooi en Vechtstreek. Het netwerk is geen rechtspersoon. Wel heeft het netwerk een bestuurlijk overleg en medewerkers (coördinatoren) die persoonsgegevens verwerken teneinde het netwerk adequaat te laten functioneren.

Het Netwerk Palliatieve Zorg Gooi en Vechtstreek hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar relaties. Persoonlijke gegevens worden dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd in lijn met de relevante wetgeving in het kader van de bescherming van persoonsgegevens.

In dit privacyreglement staat beschreven hoe de organisatie gegevens van haar relaties registreert, verwerkt en bewaart.
 

1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:-

-Organisatie: het Netwerk Palliatieve Zorg Gooi en Vechtstreek
-Persoonsgegevens: alle gegevens waarmee een persoon herleid kan worden
-Betrokkene: de persoon waarvan de gegevens verwerkt worden
-Verwerker: personen die persoonsgegevens verwerken binnen de organisatie

 
2. Aard en doel van de verwerking van de persoonsgegevens

De organisatie verwerkt standaard persoonsgegevens van relaties en leden van het netwerk met als enig doel om met hen in contact te blijven over de projecten en activiteiten van het Netwerk Palliatieve Zorg Gooi en Vechtstreek.
Daarnaast worden gegevens vastgelegd om te kunnen voldoen aan wettelijke en contractuele verplichtingen in het kader van deze activiteiten. De organisatie legt namen en e-mailadressen, functie en organisatie waar de relatie werkzaam is vast in een relatiebestand.

De organisatie gebruikt dit relatiebestand om
-betrokkenen te informeren over de activiteiten van het netwerk via een nieuwsbrief
-betrokkenen uit te nodigen voor vergaderingen, scholingen, bijeenkomsten en symposia
-aanmelding en betaling voor cursussen en scholingen te registreren voor de boekhouding
-bij te houden aan welke bijeenkomsten betrokkene heeft deelgenomen tbv eigen ontwikkeling en naleving van afspraken uit het convenant.

Voor het vastleggen van bijzondere persoonsgegevens zoals foto’s of handtekeningen, wordt uitdrukkelijk toestemming gevraagd aan betrokkenen, tenzij verwerking nodig is om aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Indien er sprake is van een schriftelijke overeenkomst tussen een relatie en het netwerk (bijvoorbeeld het convenant of de algemene cursusvoorwaarden) geldt deze overeenkomst als basis voor het vastleggen van persoonsgegevens.
 

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?

De registratie van gegevens van relaties wordt gevoerd op naam van de relatie. Alleen persoonsgegevens die nodig zijn worden verwerkt. De organisatie heeft in het ‘register van verwerkersactiviteiten’ vastgelegd welke gegevens dit kunnen zijn. Dit register is op te vragen bij de verantwoordelijke genoemd onder 4.

De persoonsgegevens worden door de relatie zelf of namens de relatie door een collega of leidinggevende verstrekt.

Van personen die informatie aanvragen bij de organisatie worden naam, adresgegevens, emailadres en telefoonnummer vastgelegd, maar alleen als deze gegevens nodig zijn voor die informatieverstrekking.

Van personen die nieuwsbrieven ontvangen wordt de naam, functie, email-adres en organisatie vastgelegd.

Van personen die zich aanmelden voor een cursus, symposium of bijeenkomst wordt naast bovenstaande gegevens tevens het IBAN nummer (bij betaling via automatische incasso), BIG registratienummer en V&VN nummer (indien accreditatie van toepassing is) geregistreerd.

4. Verantwoordelijke van de gegevensverwerking

De organisatie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.

Binnen de organisatie is een medewerker aangewezen die contactpersoon is en beslissingsbevoegd ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van relaties, cliënten of naasten. Dit is mevrouw Everdien Gardner, Netwerk coördinator, T 06-6491 43 999, everdien.gardner@palliatievezorggooi.nl
 

5. Toegang tot de gegevens binnen de organisatie

Het verwerken van persoonsgegevens is binnen de organisatie belegd bij de coördinatoren, die de dagelijks leiding over de activiteiten van de organisatie hebben. Zij hebben inzicht in alle vastgelegde informatie en kunnen dit ook aanpassen en wijzigen. Coördinatoren en andere medewerkers hebben een geheimhoudingsplicht ten aanzien van deze gegevens.
 

6. Verwerkers in opdracht van de organisatie

De organisatie kan andere partijen inschakelen en die toegang verlenen tot persoonsgegevens met het doel de organisatie in haar activiteiten te ondersteunen. Als deze partijen hierbij ook persoonsgegevens verwerken, worden zij ‘verwerkers’ genoemd.

Tevens heeft de organisatie overeenkomsten met ZZP-ers die in de functie van coördinator de activiteiten van de organisatie ondersteunen. Voor dit doel verzamelen, registreren en beheren zij gegevens van betrokkenen op eigen apparatuur (laptop/PC).

Deze verwerkers zullen in een verwerkersovereenkomst worden verplicht de AVG na te leven, waarbij nadrukkelijk wordt geëist dat deze verwerkers zich maximaal inspannen de persoonsgegevens te beschermen.


De organisatie maakt gebruik van de volgende verwerkers:

-Fibula: landelijke koepelorganisatie van de netwerken palliatieve zorg. Fibula beheert de websites van de netwerken, waaronder www.palliatievezorggooi.nl. Daar vindt u het privacy- en cookie reglement m.b.t. de verwerking van persoonsgegevens op de websites.
-Contentful: provider van de app PalliArts – IKNL is eigenaar en beheerder van de PalliArts.
-Google Drive: provider van schijfruimte en Excel applicatie voor de opslag van databestanden. Toegang tot deze bestanden is beveiligd en slechts toegankelijk voor bevoegde personen.
-Hospice Kajan: voor de verwerking van facturen en de financiële gegevens (boekhouding) van de organisatie.
-Mailchimp: provider van een nieuwsbrief applicatie, voor opslag van het relatiebestand (ontvangers van de nieuwsbrief).
-Mijndomein.nl: provider van de domeinnaam en e-mail adressen van www.palliatievezorggooi.nl en centrumlevensvragengooi.nl.
-ZZP-ers in de functie van netwerk coördinator en ondersteuner (OfficeMgt, ICT en communicatie).
 

7. Verstrekking van gegevens aan derden

Gegevens van betrokkenen worden niet verstrekt aan derden zonder uitdrukkelijke toestemming vooraf.

Ten behoeve van onderzoek of statistiek kunnen desgevraagd aan derden geanonimiseerde persoonsgegevens worden verstrekt. Deze gegevens zijn nooit te herleiden naar een persoon.

Slechts de verantwoordelijke functionaris genoemd onder 4. is bevoegd te beslissen over het verstrekken van geanonimiseerde gegevens aan derden.

 

8. De rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verschillende rechten met betrekking tot hun persoonsgegevens. De organisatie handelt in lijn met deze wettelijke verplichting:

Betrokkene wordt bij aanmelding bij de organisatie of aanmelding voor een activiteit van de organisatie gevraagd toestemming te verlenen voor het verwerken van gegevens;

Betrokkene heeft op elke moment het recht om de gegevens die worden geregistreerd in te zien;

Betrokkene heeft het recht om gegevens aan te passen en/of te laten verwijderen, tenzij er een wettelijke verplichting is voor het bewaren van de gegevens.

Betrokkene kan voor alle vragen betreffende de verwerking van zijn persoonsgegevens contact opnemen met de medewerker genoemd onder 4. Betrokken kunnen schriftelijk (per post of per e-mail) een verzoek tot een of meerdere rechten in dienen.

De organisatie heeft een intern proces opgesteld om deze verzoeken te behandelen. Ter verificatie vraagt de organisatie van betrokkenen een kopie van het identificatiebewijs, waarbij foto en BSN zijn afgeschermd.
 

9. Beveiligingsmaatregelen:

De organisatie heeft technische en organisatorische maatregelen genomen om de geregistreerde persoonsgegevens te beveiligen.

Technische maatregelen die genomen zijn:

Beveiliging van de PC’s en laptops door middel van actuele beveiligingssoftware (antivirus) en een wachtwoord.
Organisatorische maatregelen:
-PC’s en laptops zijn beveiligd met een wachtwoord dat minimaal 2x per jaar wordt gewijzigd.
-PC’s en laptops bevinden in een afsluitbare ruimte.
-Toegang tot applicaties vindt alleen plaats via een gebruikersnaam en wachtwoord.
-Papieren dossiers staan achter slot en grendel, de beveiliging ervan is beschreven door de organisatie.
 

 10. Bewaartermijnen

De organisatie houdt zich aan de wettelijke bewaartermijnen.
-Voor het voeren van de financiële administratie en het verkrijgen van subsidie van het ministerie van VWS voor de coördinatie van het netwerk dienen de gegevens 7 jaar te worden bewaard.
-Facturen die aan relaties zijn verzonden hebben wettelijke bewaartermijn van 7 jaar.

Waar geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is wordt het volgende gehanteerd:

-Gegevens van betrokkenen die informatie hebben opgevraagd bij onze organisatie worden maximaal zes maanden bewaard.
-Gegevens voor het verzenden van de nieuwsbrief worden opgeslagen tot het moment dat de betrokkene aangeeft de nieuwsbrief niet meer te willen ontvangen of geen relatie meer is van het netwerk.
-Gegevens voor het relatiebestand en contactpersonen- en platformoverleg worden opgeslagen tot het moment dat de betrokkene aangeeft geen contactpersoon, of relatie meer te zijn van het netwerk.
-Aanmeldgegevens en deelnemerslijsten voor bijeenkomsten, cursussen en symposia worden maximaal 2 jaar bewaard.
 

11. Wijzigingen

De organisatie behoudt te allen tijde het recht om dit privacyreglement te wijzigen. Het geldende beleid wordt altijd gepubliceerd op de website van de organisatie.
 

April 2019